Wissen - Use Cases

Auf dieser Website sind Use Cases als Anwendungsfälle für Automatisierung mit Unterstützung durch KI definiert. Anwendungsfälle haben einen Leistungsort, einen Input, ein Ergebnis und eine Verarbeitung, die ein standardisierter Workflow ist.

Die Use Cases auf dieser Website sind unter Nutzung der folgenden Struktur dargestellt:

• Allgemeine Beschreibung des Use Cse
• Zusammenfassung als User Story
• Akzeptanzkriterien
• Anwendungsgebiete (Branchen, Abteilungen, Geschäftsprozesse)
• Typische Einsatzszenarien
• Geografische Relevanz
• Business Nutzen
• Komplexität in der Umsetzung
• Vorteile
• Risiken/Mitigierung

Use Cases kann man scoren nach den folgenden Kriterien:

• treten häufig auf
• sind wiederholbar
• sind zeitaufwändig
• sind regelbasiert
• basieren auf (verfügbaren) Daten
• sind fehleranfällig
• haben einen definierten Auslöser
• haben ein definiertes Ergebnis

Jedes Kriterium kann bewertet werden nach dem Grad der Richtigkeit der Aussage:

0 - Trifft nicht zu

1 - trifft teilweise zu

2 - trifft weitgehend zu

3 - trifft vollkomme zu

Aus der Summe de Scores ergibt sich ein Gesant-Score, der Auskunft  darüber gibt, wie geeignet ein Use Case für Automatisierung ist.

Ein Use Case hat einen bewertbaren Nutzen sowie Kosten, die durch Planung, Konzeption, Umsetzung und Betrieb entstehen. Da in Automatisierungs-Cases häufig die gleiche PLattform für verschiedene Use Cases genutzt wird, macht es Sinn, die spezifischen Kosten am Use Case auszuweisen und die Plattform-Kosten auf der Ebene des Business Case für alle Use Cases, die um Rahmen eines Releases /z.B. MVP) zu nennen.

Der Nutzen von Use Cases kann in Kundennutzen und Unternehmensnutzen aufgeteilt werden.

Als Kundennutzen werden oft die folgenden Kategorien bewertet:

• Emotionaler Nutzen
• Sozialer Nutzen
• Monetärer Nutzen
• Ökologischer Nutzen
• Funktionaler Nutzen
• Edukativer Nutzen

Der Unternehmensnutzen teilt sich in Umsatzsteigerung und Kostensenkung, Dieser beiden Kategorien lassen sich in Unterkategorien aufteilen:

Umsatz

• Durch Vergrößerung der Kundenbasis
• Durch Senkung der Abwanderung bzw. Rückgewinnung von Kunden
• Durch Konversionssteigerung
• Durch Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Durch Steigerung der Weiterempfehlungsrate

Kostensenkungen fallen meist in eine der folgenden 3 Kategorien:

• Senkung von 3rd-Party-Kosten
• Senkung manuellen Aufwands
• Senkung von Plattform-/Betriebskosten

Da Use Cases einen Scope haben, können Sie geplant werden. Wesentliche Teilschritte der Umsetzung sind:

• Planung
• Konzeption (häufig vorgelagert)
• Implementierung / Testing
• Einführung
• Ggf Schulung
• Betrieb & Support

Für die Auswahl eines Use Cases gelten übergeordnet die gleichen Grundanforderungen wie für den Business Case. Das Unternehmen, in dem der Use Case umgesetzt werden soll benötigt einen guten Reifegrad.

Der Reifegrad des Unternehmens ist der  Ausgangspunkt für jede Automatisierung. Er wird durch Vorhandensein und Qualität der folgenden Bereiche definiert:

• Datenbasis
  Wie umfassend, konsistent und digital verfügbar liegen Daten vor?
• Prozesslandschaft
  Sind die Geschäftsprozesse dokumentiert, standardisiert, transparent und messbar?
• IT-Systeme
  In welchem Umfang decken die vorhandenen IT-Systeme die Geschäftsprozesse ab und arbeiten sie integriert
• Mindset
  Sind Change und KI im Mindset von Mitarbeitern und Führungskräften?
• Strategie & Budget
  Stützt die Unternehmensstrategie Automatisierung, berücksichtigen die Ziele Automatisierungseffekte und liegt ein Budget für Planung, Umsetzung und Betrieb vor?

Wie oben dargestellt, muss für jeden potenziellen Use Case ein Score entwickelt werden.

Auch macht es Sinn, die Abhängigkeit zwischen Use Cases zu bewerten.

Die Auswahl von Use Cases für einen Business Case sollte die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Quick Wins bzw Low Hanging Fruits
• Hoher Unternehmensnutzen
• Vorhandener Kundennutzen
• Beispielhaft für weitere Use Cases
• Innerhalb einer absehbaren Zeit umsetzbar
• Schnell auswertbar

Wichtig ist, dass die Use Cases in ihrer Komplexität bzw. dem Umsetzungsaufwand überschaubar und planbar sind. Zu viel gewollt in zu kurzer Zeit ist häufig der Grund für einen erfolglosen Automatisierungs-Case.